Revista Espaço

A solução está na nuvem

Aperam South America inova e passa a utilizar sistema do Google
para o armazenamento da documentação da área de Vendas

Com a adoção do sistema LumWork, documentação de vendas da Aperam passou a ser armazenada online, com ganhos ambientais e de segurança

Uma solução sem qualquer necessidade de investimento financeiro, capaz de agregar ao negócio ganhos ambientais e de segurança e proporcionar redução de custos. Esses foram os ganhos obtidos pela equipe de Customer Service da Aperam South America, que, desde janeiro de 2017, passou a armazenar toda a documentação de vendas no sistema LumWork. Tratase de uma plataforma do Google, sobre a qual a Empresa já detém os direitos de uso.

A arquiteta de Negócio dos Processos de Vendas e Logística da Aperam, Daniela Pedra Baptista, explica que toda a documentação referente às vendas da Empresa é armazenada por um período de pelo menos dez anos, de modo a respeitar a norma ISO TS. Até então, os registros de negociações – troca de e-mails e contratos firmados – eram impressos e arquivados em salas em Timóteo e São Paulo. “Isso gerava um grande trabalho de logística, desde a impressão das grandes pilhas de documentos até o transporte das peças. Justamente por isso, buscávamos uma solução que atendesse a necessidade do negócio e trouxesse ganhos para o processo”, explica Daniela.

As primeiras análises, definição de uma estrutura piloto e testes de utilização do sistema foram concluídas em oito meses. Nesse período, a Empresa contou com o apoio da área de Tecnologia da Informação (TI) do grupo na Europa, que já utilizava o LumWork para outras finalidades.

O assistente de Customer Service de Mercado Interno, Robson Vieira Rodrigues, acompanhou todo o desenvolvimento do projeto e explica que a transferência do método de armazenamento ocorreu pouco a pouco. “Inicialmente, nos concentramos nos testes
de viabilidade de segurança da ferramenta. Na sequência, a apresentamos à equipe de Customer Service, para que pudesse ter um primeiro contato e nos fornecer um feedback sobre o sistema. Por fim, com os últimos ajustes efetivados, passamos a utilizar efetivamente o LumWork”, explica.

Responsável pela gestão do Google na Empresa, o analista de Sistema de Informação da Aperam, Jean Leonardo Henriques, resume alguns dos principais benefícios gerados após a adoção da ferramenta de gestão eletrônica de documentos. “Temos um espaço ilimitado para armazenamento, integrado com o Google, e que agiliza imensamente os processos, uma vez que os documentos podem ser consultados e atualizados a qualquer hora por um dispositivo que tenha conexão de internet. Por estar armazenado na nuvem, também ganhamos em segurança, uma vez que contamos com um backup do material e não ficamos expostos aos riscos de sinistros”, conclui

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